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Contabilidade em Dia ou Contabilidade Apressada?

por Júlio César Zanluca – contabilista e coordenador do Portal de Contabilidade

Alguns gestores financeiros, com razão, exigem que a contabilidade esteja em dia, para a tomada de decisões gerenciais.

Por contabilidade em dia entende-se uma contabilidade com as seguintes características:

– balancetes mensais fechados até, no máximo, dia 20 do mês subsequente;

– contas contábeis devidamente conciliadas;

– complementação de informações com notas explicativas;

– registro pelo regime de competência, incluindo provisão de férias, 13º salário, contas a pagar no mês seguinte (mas devidas ou consumidas no mês), tributos (incluindo IRPJ e CSLL), apropriação de despesas (e receitas) financeiras, etc.

Como consultor de empresas, em minha atividade anterior à que hoje desempenho, constatei que a “contabilidade em dia” se transformava em “contabilidade apressada”, onde tudo era feito mecanicamente e sem a devida atenção a determinadas contas, gerando distorções gritantes na demonstração do resultado e na apresentação das contas patrimoniais.

A grande deficiência da “contabilidade apressada” são os inúmeros documentos contábeis, fiscais e registros que deveriam ser contabilizados no mês (como, por exemplo, fretes sobre vendas) e o são somente por ocasião do pagamento (ocasionando o que chamamos de “regime de caixa”).

Os gestores contábeis precisam certificar-se que, no afã de cumprir prazos e metas, não deixem a qualidade da informação contábil de lado. Os erros mais comuns da “contabilidade apressada” são:

– omissão de registros de despesas e custos (como encargos financeiros, contas a pagar e comissões sobre vendas);

– má conciliação das contas (especialmente conta de clientes e fornecedores);

– registros “transitórios”, com a existência de contas absurdas, como “créditos a classificar”, “adiantamento diversos”, etc.

– falhas nos relatórios de provisão de férias, 13º salário, cálculos da remuneração de administradores, participações nos resultados e outras.

Se o fluxo de documentos e informações da empresa ou organização é falho, resta ao contabilista propor alterações para sua agilização, fazendo, se for o caso, a devida ressalva no balancete – afinal, alertar a administração das falhas de controle é uma das tarefas que nós, contabilistas, podemos e devemos executar.

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Balancete x Balanço

Por Júlio César Zanluca – contabilista e coordenador do Portal de Contabilidade

No balancete, demonstram-se os saldos das contas na referida data no diário, tanto de ativos e passivos quanto contas de resultado.

É altamente recomendável que o balancete seja disponibilizado mensalmente, servindo assim como suporte:

1. Na análise de contas que precisarem de reconciliação contábil e

2. aos gestores para visualizar a situação patrimonial diante dos saldos apresentados, comparando-os com o orçamento, servindo, entre outros, para análise do progresso dos objetivos estipulados no Programa de Participação dos Resultados (PLR), evolução de custos, despesas, margens, lucro, etc.

Instituições financeiras também costumam exigir dos pretendentes ao crédito (pessoas jurídicas) o balancete (trimestral, semestral) para fins de cadastramento e análise de crédito.

Já o Balanço Patrimonial é a demonstração contábil obrigatória, destinada a evidenciar, qualitativa e quantitativamente, numa determinada data, a posição patrimonial e financeira da Entidade.

Normalmente, o Balanço Patrimonial é demonstrado anualmente (no final do ano civil), e sua importância decorre das normas legais, societárias, contábeis e fiscais, sendo utilizado, entre outros para:

1. fixação do valor dos dividendos (ou lucros) aos acionistas (ou sócios), ou ainda lucros ao empresário individual;

2. determinação da base de cálculo, com ajustes, do IRPJ e CSLL sobre o lucro real;

3. análise patrimonial e financeira, para as instituições financeiras, investidores, fornecedores e processos licitatórios;

4. avaliação de resultados, PLR e fixação de orçamentos, projeções e demais análises gerenciais da entidade.

Portanto, o balancete é um “mini-balanço”, enquanto o balanço é o que poderíamos chamar de “encerramento do ano (ou do exercício)”, pois todas as contas de resultado são zeradas para compor a DRE – Demonstração do Resultado do Exercício. No balancete, as contas de resultado continuam com saldos, e no balanço tais saldos são transpostos contabilmente (através de transferência) para uma conta de apuração do resultado.

O lucro (ou prejuízo) apurado no balanço é transferido para a destinação prevista (dividendos ou lucros a pagar, reservas ou lucros e prejuízos acumulados).

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Qual a Vantagem de uma Contabilidade em Dia?

Por Júlio César Zanluca – contabilista e coordenador do site Portal de Contabilidade.

Contabilidade, para alguns, pode significar somente montanhas de papéis, burocracia, atrasos e desperdício de tempo.

Para os mais esclarecidos, contabilidade é uma ciência, aplicável ao patrimônio, que resulta em importantes informações gerenciais para empreendedores, administradores, investidores e gestores das organizações, além de ser base para outros usos de caráter obrigatório (como legislação fiscal, trabalhista, previdenciária e societária).

Mas a contabilidade precisa “estar em dia”, isto é, atualizada, ou pode ser meramente um reflexo dos eventos mais distantes?

Contabilidade “em dia” não significa somente que a contabilidade representa os fatos econômicos ocorridos recentemente (20, 30 dias atrás), mas também que as contas que agrupam os valores (como conta Clientes) estão devidamente conciliados, isto é, condizentes com a realidade. Daí resultando em balancetes (ou mesmo balanço) de fatos recentes, “fechando o mês” no dia 5, 10, 15 ou no máximo 20 do mês subsequente.

A vantagem de uma contabilidade “em dia” é óbvia: gerar informações para uso imediato, de forma que o gestor, investidor, administrador ou empreendedor pode tomar decisões mais confiáveis na condução da organização ou na decisão de investimentos.

Uma contabilidade atualizada permitirá, por exemplo, aferir se as alterações organizacionais (em vendas, marketing, finanças) estão produzindo o resultado esperado ou se novas mudanças são necessárias. Devemos reduzir preços para aumentar vendas e assim lucrar mais? Ou devemos fechar a filial “B” e investir recursos na filial “C” para alavancar a margem de contribuição desta última filial? São perguntas importantes – e uma vez tomada a decisão, nada mais importante do que acompanhar seus efeitos com uma contabilidade devidamente atualizada!

Caminhar sem contabilidade, ou com uma contabilidade “antiga” é caminhar no escuro. As vantagens de uma contabilidade “em dia” são por demais óbvias para serem desprezadas.

Quanto a “montanhas de papel”, “burocracia” e outros possíveis “defeitos” da contabilidade (alegado por alguns), vai aí uma dica: que tal dinamizar as informações, de forma que os sistemas sejam integrados à contabilidade, evitando os trâmites de papéis? Que tal reduzir o número de “carimbos” e realizar uma simplificação nos procedimentos, de forma que imediatamente à recepção do documento na empresa o mesmo já seja contabilizado (por sistema integrado) e possa – independentemente de seu trâmite interno – ser conhecido por todos os gestores que utilizam os dados contábeis?

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Contabilidade

Balancete Contábil

Denomina-se “Balancete Contábil” ou “Balancete de Verificação” o demonstrativo que relaciona os saldos das contas remanescentes do  Livro Razão em determinado período (geralmente, ao final de cada mês).

Este demonstrativo poderá ser utilizado para fins de conciliação, controle ou análise de dados gerenciais. O grau de detalhamento do balancete de verificação deverá estar  adequado a finalidade do mesmo.

Caso o demonstrativo seja destinado a usuários  externos o documento deverá ser assinado por contador habilitado pelo Conselho Regional de Contabilidade (CRC).

Recomenda-se que o balancete seja disponibilizado mensalmente, servindo  assim como suporte aos gestores para visualizar a situação financeira e patrimonial da entidade.

Por sua praticidade, serve o balancete de base para, entre outros, fornecer informações para elaboração do orçamento empresarial, projeção de fluxo de caixa e outros de caráter gerencial.

Conheça algumas obras  voltadas aos assuntos contábeis:

Conciliações, Controles e Encerramento das Demonstrações Financeiras. Atualizado de acordo com a Lei 11.638 de 28 de dezembro de 2007. Abrange as principais contas contábeis e tópicos que merecem atenção especial no momento da elaboração das demonstrações financeiras. Cada conta é analisada individualmente e traz o detalhamento para a sua conciliação e os controles internos necessários. Clique aqui para mais informações.Como elaborar um adequado Plano de Contas Contábil. Atualizado de acordo com a Lei 11.638 de 28 de dezembro de 2007 e mudanças nas Normas Contábeis.Abrange detalhamentos da elaboração das contas contábeis e tópicos que merecem atenção específica. Cada conta é analisada individualmente para facilitar a classificação. Clique aqui para mais informações.A Contabilidade em relação à apuração dos tributos. Análise das contas  contábeis e patrimoniais e dos documentos suporte Atualização garantida por 12 meses! Clique aqui para mais informações.