Contabilidade

5 Dicas para Otimizar a Contabilidade

por Cléber Zanetti – ADF Consultoria

As despesas incorridas constituem-se uma parte importante dos registros contábeis. Despesas que são contraídas, mas ainda não foram registradas ao final de um determinado período contábil, precisam ser tratadas como despesas e contabilizadas de acordo com o regime de competência contábil.

A ação de “provisionar” consiste em identificar valores a serem desembolsados no futuro e informá-los ao controle financeiro interno da empresa. Esses lançamentos podem ser realizados pela área financeira quando, normalmente, referem-se a lançamentos de despesas periódicas, ou pela área comercial, quando são gerados dos pedidos de compras realizados pelo comprador.

A melhor maneira de executar essa tarefa é sem dúvida alguma utilizando um software integrado de gestão (ERP). Esse software permite o lançamento prévio dos pagamentos estimados, atualizando automaticamente o financeiro e o fluxo de caixa, até que seja formalizado o compromisso através do pagamento do título.

Veja a seguir cinco dicas para otimizar o provisionamento de gastos de sua empresa em 2018 utilizando um sistema ERP. Vamos imaginar, por exemplo, a rotina do departamento financeiro, em que uma de suas responsabilidades é o lançamento diário, no sistema, de todas as contas regulares que não tiveram origem em uma compra, como contas de água, aluguel, tarifas bancárias etc:

1- Uma vez que essas despesas são mensais e variam pouco, elas devem ser lançadas como despesas incorridas, considerando o valor medido ou faturado, ou ainda o valor histórico baseado nos mesmos meses do ano anterior;
2- As provisões eventuais, frutos de negociações de compras, são alimentadas automaticamente no sistema de acordo com os pedidos de compra que são confirmados pelos compradores. Assim, basta lançar as demais provisões, ou seja, as que são periódicas;
3- À medida que esses dados são registrados no sistema, tornando-se visíveis e de fácil acesso, os gastos estimados já podem ser considerados nas análises da disponibilidade financeira da empresa. Por meio do sistema, o responsável pelo departamento financeiro
acompanha em uma tela a saúde financeira da empresa, verificando as contas a receber, a pagar, pagas, recebidas e provisões, facilitando a visualização para tomada de decisão;
4- A visualização de todos os lançamentos financeiros provisionados no sistema é necessária para um controle das contas a pagar, conhecendo assim, previamente, todos os compromissos a serem liquidados. Esse controle é muito importante para obter informações necessárias à tomada de decisões sobre os compromissos a pagar.
5- Quando a conta chega à empresa com seu referido título, seu valor real é conhecido, momento em que ela deixa de ser uma provisão e passa a ser efetivamente uma conta a pagar.

Consulte também os seguintes tópicos no Guia Contábil Online:

Regime de Competência Contábil

Provisões

Artigos

Entenda os Encargos sobre o 13º Salário

Conforme dispõe a Lei 4.090/62 e o Decreto 57.155/65, a gratificação natalina, mais conhecida como 13º salário, é um direito de todos os empregados (urbanos, rurais e domésticos).

Contabilmente, devem ser registrados referidos direitos do empregado, acrescido dos encargos trabalhistas e sociais pertinentes. Esta contabilização é a débito de custo ou despesa operacional, e a crédito de conta passiva (provisão para 13º salário), sempre no regime de competência.

As obrigações sobre o 13º salário pago pelo empregador ocorrem tanto na primeira parcela quanto na segunda, sendo:

1ª parcela: O empregador é obrigado a calcular e recolher 8% de FGTS sobre o valor pago como adiantamento. Como a legislação prevê, o recolhimento do FGTS deve ser feito tanto no adiantamento por ocasião das férias quanto pelo prazo máximo previsto (30 de novembro).

2ª parcela: Há encargo de 8% de FGTS sobre o valor pago como segunda parcela (valor integral), descontando deste, o valor do FGTS já recolhido sobre a primeira.

O empregador deverá ainda calcular e recolher os encargos relativos às contribuições previdenciárias (parte da empresa) incidentes sobre o valor integral da 2ª parcela, juntamente com o valor descontado do empregado (também sobre a parcela integral).

O salário-maternidade pago pela empresa referente a parcela do 13º salário correspondente ao período da licença, poderá ser deduzido quando do pagamento das contribuições sociais previdenciárias, exceto das destinadas a outras entidades e fundos. 

O valor descontado de IRRF de cada empregado deverá ser recolhido no prazo estabelecido pela legislação.

Manual da Reforma Trabalhista

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Mudanças na CLT – Teoria e Prática da Reforma Trabalhista

Saiba o que mudou e como gerir na prática as mudanças!

Contabilidade

Provisões

As denominadas “provisões” visam a atender coberturas de gastos já considerados certos ou de grande possibilidade de ocorrência.

Como exemplos, temos:

Provisão para Férias

Provisão para 13º Salário

Provisão para Garantias Técnicas

Provisões Para Contingências Fiscais, etc.

O art. 13, da Lei 9.249/95, determina que para efeito de apuração do lucro real e da base de cálculo da contribuição social sobre o lucro líquido, são vedadas as seguintes deduções, independentemente do disposto no art. 47 da Lei 4.506, de 30 de novembro de 1964:

I – de qualquer provisão, exceto as constituídas para o pagamento de férias de empregados e de décimo – terceiro salário, e as provisões técnicas das companhias de seguro e de capitalização, bem como das entidades de previdência privada, cuja constituição é exigida pela legislação especial a elas aplicável;

Portanto as provisões são indedutíveis para fins de apuração do Imposto de Renda e da Contribuição Social sobre o Lucro, exceto as provisões de férias, 13º salário e as provisões técnicas de companhias de seguro e capitalização.

A Lei 10.833/2003 alterou o artigo 8º da Lei 10.753/2003 e permitiu a dedutibilidade da provisão para perda de estoque para Editor de Livros, Distribuidoras de Livros e Livreiros.

O fisco não aceita a dedutibilidade das provisões por serem consideradas incertas, são gastos prováveis, mas não podem ser corretamente mensurados na data do balanço, dependem de eventos futuros, tais como: sua realização (venda), cotação do Dólar, da Bolsa de Valores, etc.

Entretanto, contabilmente, sempre que uma despesa for certa ou muito provável, deve ser constituída a respectiva provisão, para atendimento do regime de competência.

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Contabilidade

Quando Deve ser Formada uma Provisão?

Uma provisão deve ser reconhecida quando:

  • Há uma obrigação presente (legal ou não formalizada) como resultado de evento passado;
  • seja provável que será necessária uma saída de recursos que incorporam benefícios econômicos para liquidar a obrigação; e
  • possa ser feita uma estimativa confiável do valor da obrigação.

Se essas condições não forem satisfeitas, nenhuma provisão deve ser reconhecida.

Exemplos:

provisão de férias,

provisão para pagamento do 13º salário,

provisão para imposto de renda e contribuição social sobre o lucro,

provisão para participação nos resultados,

provisão para garantia em produtos;

provisão para perda de estoques de livros.

Base: item 14 da NBC TG 25

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Notícias Contábeis 24.04.12

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